Interventi immediati e sempre sotto controllo

Gestione completa degli interventi svolti

Il modulo “Gestione interventi” permette di informare i tecnici sull’intervento da svolgere e di registrare dati utili, legati al lavoro completato, al reparto amministrativo come la fatturazione e la contabilità.
Ne risulta così una gestione completa che tocca sia la parte operativa sia quella burocratica.
Calypso è un software utilizzabile anche da remoto quindi, “Gestione interventi” e tutti gli altri moduli, possono essere consultati e modificati in mobilità e da diversi device.
La gestione degli interventi permette molteplici opportunità a seconda del tipo di azienda e di esigenze presenti. Di seguito alcuni aspetti che è possibile avviare con il modulo:

• La realizzazione di bollettini di manutenzione, basati quindi su schemi manutentivi tipici della macchina o del cliente oppure della manutenzione prevista
• La possibilità di scaricare articoli presenti sul mezzo, e direttamente dall’ERP Aziendale movimentandone il magazzino, sia con visibilità dei prezzi che senza alcuna visibilità
• La gestione di tariffe direttamente assegnate alla tipologia di attività o del cliente,
• La possibilità di avere bollettini completamente customizzabili con informazioni inerenti all’attività e la gestione della firma del cliente direttamente a bollettino
• La visibilità dei dati del cliente e se richiesto anche il blocco del cliente dal punto di vista amministrativo
• La gestione degli interventi di manutenzione programmati sul cliente da bollettino, così da poterli avere come opportunità se sono in assistenza dallo stesso.

Gestione dei contratti

Sono poi gestite tutte le tipiche logiche di intervento con feriali, festivi, tipologie di uscite differenti, ad ore oppure a costo fisso, tutte dinamiche gestibili in autonomia in piattaforma o vincolabili sul singolo cliente.
Calypso facilita anche la gestione dei contratti con i clienti, a partire dalla stesura e fino al loro management a seconda della tipologia: contratti a cadenza, contratti a consumo (ore), contratti a chiamata, contratti con rinnovo automatico o meno. Questa possibilità è fortemente personalizzabile, infatti è possibile definire a contratto se renderlo fruibile da uno o più clienti o da uno o più tecnici, creando così contratti estremamente specifici.
Sui contratti a consumo inoltre sono previste diverse modalità:  consumo puro, in questo caso il cliente avrà un “numero x” di chiamate o ore a disposizione, ma anche a forfait,  che diversamente stabilisce a contratto un “presunto consumo” e se esso viene raggiunto o superato sarà evidenziato nelle reportistiche di riferimento.

Integrazione completa con qualsiasi GESTIONALE aziendale

La connessione tra Calypso e l’ERP aziendale, che sia Mago, SAP, Navision o Ad-HOC, ci permette di importare quanto sviluppato con Calypso direttamente all’interno dei processi del cliente, demandando così tutta l’attività di fatturazione allo strumento aziendale.
Questa integrazione consente di portare in fatturazione tutti gli interventi svolti e i relativi contratti, ottimizzando con semplicità i normali processi di gestione degli interventi. Grazie alla sincronizzazione tra software ed ERP si superano le problematiche legate alla ridondanza di informazioni o di replica delle registrazioni. Tutte le informazioni cliente vengono recuperate in tempo reale dall’ERP aziendale, così come le tariffe, i contratti, i pagamenti e tutti gli aspetti utili allo sviluppo dei documenti fiscali che verranno poi emessi dall’ERP. Per aiutare i clienti a tener traccia delle fatture verrà messa a disposizione la Fattura FAC-SIMILE in formato cartaceo, che non avrà più validità fiscale ma solo di controllo.

L’integrazione è disponibile con diversi gestionali grazie ad un modulo di “correlazione Mago-Gestionale” che ci permette di definire i dati in transito tramite tabelle temporanee così da non andare ad intervenire direttamente sul dato amministrativo e garantendo il massimo della coerenza dei dati. Le verticalizzazioni sviluppate sui vari ERP sono diverse ma ovviamente tutto dipende dalle esigenze specifiche.

Il vantaggio dell’Integrazione con l’ERP si palesa anche nella rilevazione di tariffe e listini recuperati direttamente dalla piattaforma aziendale, grazie a questa integrazione è possibile evitare attività di “sovrascrittura”, mantenendo un sistema in cui i dati presenti sono sempre corretti e precisi.

La gestione degli interventi sarà più precisa e completa se a questi moduli base verranno integrati tutti i dati recuperati dai moduli aggiuntivi che possono essere acquistati in base alle proprie esigenze.

Calypso si integra perfettamente con i migliori ERP

Gestione Ticket

Questo modulo consente di attivare richieste d’intervento ricevute via mail, via telefono o dal back office aziendale e tenerne traccia dell’intera storia dell’intervento.
Questa funzione permette anche di smistarne le attività richieste in base alle competenze con l’evoluzione del ticket e gestire l’eventuale corretto centro di costo. Inoltre il modulo gestisce le SLA contrattuali e calcola i tempi di intervento sulle richieste sviluppate.

Operare con ticket permette un’organizzazione migliore degli interventi, una pianificazione più ordinata, una storicità più tempestiva e la gestione di eventuali politiche di SLA (Service Level Agreement) e di Urgenza, cosa impossibile senza un sistema di controllo.

Area clienti

L’area cliente è il modulo realizzato per mettere a disposizione di clienti che desiderano prendere visione della loro situazione. Nello specifico accedendo a quest’area è possibile prendere visione dei documenti fiscali, degli interventi, dei ticket aperti e chiusi, delle attività pianificate, di eventuali contratti in essere e di documenti condivisi. Inoltre utilizzando questo modulo, il cliente può comunicare con l’azienda aprendo ticket tecnici ed attuando richieste commerciali.

Calypso integra nella propria area strumenti essenziali tra cui:

• News Commerciali / Tecniche
• Situazione Contabile ed eventuali blocchi
• Situazione Contratti (Scadenze e rinnovi
• Elenco interventi con loro estrapolazione e visione di quelli fatturati e non
• Apertura Ticket e visione dei ticket aperti
• Attivazione richieste commerciali

Il cliente poi avrà a disposizione la visione delle proprie macchine in manutenzione, l’eventuale situazione, manuali, certificazioni e tutto ciò che ha bisogno di visionare.

Gestione Parco Macchine

Calypso inoltre permette di gestire il Parco Macchine presso i clienti (o interno) in logiche di anagrafiche modulabili, dove per macchina si intende il  veicolo, la stampante, il pc ma anche la caldaia. Per queste macchine si è in grado di definire consumi, manutenzioni e attività pianificate, aspetti tutti collegabili ai sistemi IoT che inviano direttamente a Calypso informazioni tecniche e sviluppano eventuali allarmi in caso di anomalie. Il Parco macchine permette quindi la gestione delle matricole così da poter ottenere report specifici sulle macchine in assistenza, inoltre è possibile legare alle singole matricole documenti come certificazioni, conformità e documenti.

Inoltre operando con sistemi di misurazione differenti (ore, copie, km) l’estrema flessibilità del parco macchine permette al modulo di adattarsi facilmente e di pianificare con semplicità sia attività di urgenza (ticket aperto dal cliente) sia attività di manutenzione (con l’uso di calendari pianificati).

Oltre alla gestione del parco macchine, è importante evidenziare la possibilità di gestire i mezzi aziendali perché si rivela fondamentale sapere la Geolocalizzazione del mezzo, tramite l’applicativo installato sullo strumento mobile e conoscere la posizione del singolo mezzo ed eventualmente attivare l’intervento. La geolocalizzazione permette anche di conoscere i percorsi ed ottimizzarli se necessario, così come i consumi ed anche eventuali scadenze del mezzo stesso (assicurazione, bollo, tagliandi, revisioni e altri dati). Il mezzo a tutti gli effetti può essere un magazzino viaggiante, di conseguenza verranno effettuati gli scarichi/carichi del materiale consegnato al cliente, tutto mantenendolo sincronizzato con l’ERP aziendale.

Il software Calypso può anche rivelarsi un utile strumento per i tecnici che durante i loro interventi possono aver bisogno di consultare manuali o schemi di progetti perché all’interno della piattaforma è consentito inserire documenti in diversi formati. In questo modo, il dipendente non è costretto a portar con sé libri, guide tecniche o altro materiale.

 Geolocalizzazione

Conoscere la Geolocalizzazione del mezzo, tramite l’applicativo installato sullo strumento mobile, risulta un aspetto di estrema importanza perché rende più efficiente la gestione di differenti interventi. Tramite la localizzazione di un mezzo utilizzato infatti è possibile conoscere i percorsi del tecnico, ottimizzandoli se necessario, così come i consumi ed anche eventuali scadenze del mezzo stesso (assicurazione, bollo, tagliandi, revisioni ecc ). Inoltre tener traccia del mezzo vuol dire anche avviare più velocemente nuovi interventi richiesti nelle aree limitrofe. Il mezzo a tutti gli effetti può essere un magazzino viaggiante, di conseguenza verranno effettuati gli scarichi/carichi del materiale consegnato al cliente, tutto mantenendolo sincronizzato con l’ERP aziendale.

Analisi saturazione

La saturazione è uno dei fattori di maggior controllo nell’area tecnica, in quanto fattore determinante nella costificazione del personale. I tecnici possono essere specializzati su una o più attività e su uno o più clienti quindi nella gestione dei ticket devono essere coinvolti solo nelle loro specifiche competenze.

A questo proposito gli interventi sono comandati da pianificazioni organizzate da personale interno ma anche da ticket che possono essere attivati da Clienti. La gestione dei ticket è altro passo indispensabile nella modularità di un prodotto di gestione tecnici perché permette di prevedere che il ticket venga aperto direttamente dal cliente dalla sua area personale, oppure da personale interno aziendale.  Il ticket può essere gestito interfacciandosi con l’area amministrativa ed attivando eventuali blocchi automatici in caso di blocco cliente oppure è possibile anche interagire con i contratti in essere e gestire differenti SLA in base alle politiche aziendali.
Il ticket per sua natura può portare una pianificazione di appuntamento e può essere gestito da uno o più tecnici anche operando insieme e passando un ticket a seconda del cambiamento delle esigenze (il ticket nasce per un problema meccanico che poi risulta essere un problema elettrico, quindi lo stesso passa da un tecnico ad un altro). Gli stessi ticket possono poi interagire con gli Interventi e con la fatturazione. Di conseguenza operare con ticket permette un’organizzazione migliore degli interventi e una pianificazione più ordinata, mantenendo una storicità.

Operatività in mobilità

La Gestione degli interventi in mobilità è un aspetto fondamentale del ciclo di lavorazione degli interventi tecnici, l’operatore in tempo reale è informato sugli interventi da eseguire, ne può gestire l’attività, effettuare il bollettino, lo scarico di eventuali ricambi dal deposito e accedere a schede tecniche dei prodotti su cui sta operando. Lo strumento utilizzato permette un’attività COMPLETA, mettendo in condizioni l’operatore di eseguire quanto necessario in autonomia e mettere subito a disposizione del sistema l’attività svolta per i processi amministrativi. Allo sviluppo del bollettino, sarà poi possibile apporre firma Digitale anche Grafometrica. Novità | Ora la modalità Mobile è disponibile anche OFF-LINE permettendo di operare sui propri interventi anche quando non è presente la connettività, esigenza importante soprattutto quando si opera in alcune aree protette o non coperte.

Calendario Calypso: ottimizza la gestione del lavoro

Il  calendario previsto dal CRM gestionale è un modulo flessibile e integrabile con tutte le soluzioni offerte da Calypso.

Questo modulo permette di effettuare una precisa pianificazione delle attività e di organizzare al meglio la gestione di ogni area, dagli interventi tecnici come l’esempio qui in basso all’inserimento di appuntamenti per il CRM.

Con il calendario di Calypso è possibile:

• Gestire gli appuntamenti pianificati (dal modulo Manutenzione o da Ticket)
• Conoscere o visionare gli interventi già svolti
• Gestire il proprio calendario presenza inserendo assenze e permessi

Il calendario inoltre può essere integrato con soluzioni di posta elettronica come Office 365 o Google Calendar. Questo strumento quindi rende possibile la sincronizzazione di informazioni tra le differenti piattaforme e offre la possibilità di fruire anche da remoto tramite applicazione mobile.

 Report

La reportistica è una delle chiavi più importanti nella fase di analisi in quanto fortemente customizzabile, grazie a un metalinguaggio.
L’impossibilità di avere report standard ha creato la necessità di sviluppare uno specifico linguaggio in grado di dare, sulla base di campi ben precisi, report completi e facilmente esportabili in Excel.

Questa esigenza ha portato a un’ulteriore richiesta che riguarda i report Pianificati. I report pianificati infatti sono report periodici che possono essere ricevuti via mail come: report settimanali sulla situazione saturazione, report giornalieri sulla situazione calendari, o ancora la quantità di ore previste nei 15 giorni successivi.

Il modulo report risulta quindi essere uno strumento di supporto che può facilitare l’analisi dei dati permettendo di risparmiare tempo e risorse.