Gestione RMA – Resi Merce

Quando è utile avere un software di gestione RMA?

I contesti dove serve una soluzione di gestione dei resti (RMA) sono molte proviamo a identificarne alcune, ma è unicamente una panoramica ristretta delle realtà che ne richiedono l’uso:

• Realtà di vendita on-line o a banco in qualsiasi settore Elettronica, Informatica, Meccanica, qualsiasi oggetto che per sua natura richiede iter di rientro e/o riparazione, escludiamo quindi alimentari, oggetti a costi esigui, prodotti custom, ma dovunque è presenta la compra vendita esiste un processo di gestione del reso 
• Realtà di assistenza che quindi DEVE identificare i prodotti che ripara e di conseguenza tutto l’iter ad esso collegato, dall’identificazione prodotto (cliente, garanzia, matricola) al suo processo fino alla consegna 

Queste sono sicuramente le realtà che possono più di tutte trarre beneficio da un sistema di gestione RMA. 

Cosa mi permette di gestire il modulo RMA

• Gestire Resi di tutti i prodotti Venduti 
• Gestione del Flusso (Riparazione interna, esterna, verifica garanzia, cambio merce, etc) 
• Gestione Matricole, Garanzie e scadenze 
• Gestione foto e allegati 
• Acquisizione data d’acquisto dai documenti di vendita 
• Statistiche di reso per cliente/prodotto/fornitore 
• RMA Multiplo (diversi prodotti sullo stesso reso) 
• Gestione etichette RMA per la loro identificazione (BARCODE 3D) 
• Costi di riparazione/Reso 
• Multilingue 
• Moduli specifici per gestione del reso 

Di seguito una semplice rappresentazione del flusso di funzionamento del Modulo:

Molte altre sono le funzionalità decisamente interessanti del nuovo modulo RMA, con non abbiamo visto ma che sono sicuramente di valore nell’integrazione di questo sistema 

• L’Accesso da parte dei clienti allo stato dei propri RMA (funzionalità gestibile su Calypso ma anche Integrando E-commerce con Prestashop, Shopify ed altri) 
• L’Accesso e la gestione di specifici RMA a fornitori Esterni 
• La possibilità di integrare la scheda riparazione con eventuali ricambi da scaricare da magazzino ed eventualmente fatturare 

L’interesse verso sistemi che permettano  di gestire prodotti in riparazione RMA è sicuramente molto sentito, Calypso è la soluzione più completa attualmente sul mercato, e soprattutto TOTALMENTE INTEGRATA con moltissimi ERP.

Integrazione completa con qualsiasi GESTIONALE aziendale

La connessione tra Calypso e l’ERP aziendale, che sia Mago, SAP, Navision o Ad-HOC, ci permette di importare quanto sviluppato con Calypso direttamente all’interno dei processi del cliente, demandando così tutta l’attività di fatturazione allo strumento aziendale.
Questa integrazione consente di portare in fatturazione tutti gli interventi svolti e i relativi contratti, ottimizzando con semplicità i normali processi di gestione degli interventi. Grazie alla sincronizzazione tra software ed ERP si superano le problematiche legate alla ridondanza di informazioni o di replica delle registrazioni. Tutte le informazioni cliente vengono recuperate in tempo reale dall’ERP aziendale, così come le tariffe, i contratti, i pagamenti e tutti gli aspetti utili allo sviluppo dei documenti fiscali che verranno poi emessi dall’ERP. Per aiutare i clienti a tener traccia delle fatture verrà messa a disposizione la Fattura FAC-SIMILE in formato cartaceo, che non avrà più validità fiscale ma solo di controllo.

L’integrazione è disponibile con diversi gestionali grazie ad un modulo di “correlazione Mago-Gestionale” che ci permette di definire i dati in transito tramite tabelle temporanee così da non andare ad intervenire direttamente sul dato amministrativo e garantendo il massimo della coerenza dei dati. Le verticalizzazioni sviluppate sui vari ERP sono diverse ma ovviamente tutto dipende dalle esigenze specifiche.

Il vantaggio dell’Integrazione con l’ERP si palesa anche nella rilevazione di tariffe e listini recuperati direttamente dalla piattaforma aziendale, grazie a questa integrazione è possibile evitare attività di “sovrascrittura”, mantenendo un sistema in cui i dati presenti sono sempre corretti e precisi.

La gestione degli interventi sarà più precisa e completa se a questi moduli base verranno integrati tutti i dati recuperati dai moduli aggiuntivi che possono essere acquistati in base alle proprie esigenze.

Calypso si integra perfettamente con i migliori ERP
 

Gestione Ticket

Questo modulo consente di attivare richieste d’intervento ricevute via mail, via telefono o dal back office aziendale e tenerne traccia dell’intera storia dell’intervento.
Questa funzione permette anche di smistarne le attività richieste in base alle competenze con l’evoluzione del ticket e gestire l’eventuale corretto centro di costo. Inoltre il modulo gestisce le SLA contrattuali e calcola i tempi di intervento sulle richieste sviluppate.

Operare con ticket permette un’organizzazione migliore degli interventi, una pianificazione più ordinata, una storicità più tempestiva e la gestione di eventuali politiche di SLA (Service Level Agreement) e di Urgenza, cosa impossibile senza un sistema di controllo.

Area clienti

L’area cliente è il modulo realizzato per mettere a disposizione di clienti che desiderano prendere visione della loro situazione. Nello specifico accedendo a quest’area è possibile prendere visione dei documenti fiscali, degli interventi, dei ticket aperti e chiusi, delle attività pianificate, di eventuali contratti in essere e di documenti condivisi. Inoltre utilizzando questo modulo, il cliente può comunicare con l’azienda aprendo ticket tecnici ed attuando richieste commerciali.

Calypso integra nella propria area strumenti essenziali tra cui:

• News Commerciali / Tecniche
• Situazione Contabile ed eventuali blocchi
• Situazione Contratti (Scadenze e rinnovi
• Elenco interventi con loro estrapolazione e visione di quelli fatturati e non
• Apertura Ticket e visione dei ticket aperti
• Attivazione richieste commerciali

Il cliente poi avrà a disposizione la visione delle proprie macchine in manutenzione, l’eventuale situazione, manuali, certificazioni e tutto ciò che ha bisogno di visionare.

Gestione Parco Macchine

Calypso inoltre permette di gestire il Parco Macchine presso i clienti (o interno) in logiche di anagrafiche modulabili, dove per macchina si intende il  veicolo, la stampante, il pc ma anche la caldaia. Per queste macchine si è in grado di definire consumi, manutenzioni e attività pianificate, aspetti tutti collegabili ai sistemi IoT che inviano direttamente a Calypso informazioni tecniche e sviluppano eventuali allarmi in caso di anomalie. Il Parco macchine permette quindi la gestione delle matricole così da poter ottenere report specifici sulle macchine in assistenza, inoltre è possibile legare alle singole matricole documenti come certificazioni, conformità e documenti.

Inoltre operando con sistemi di misurazione differenti (ore, copie, km) l’estrema flessibilità del parco macchine permette al modulo di adattarsi facilmente e di pianificare con semplicità sia attività di urgenza (ticket aperto dal cliente) sia attività di manutenzione (con l’uso di calendari pianificati).

Oltre alla gestione del parco macchine, è importante evidenziare la possibilità di gestire i mezzi aziendali perché si rivela fondamentale sapere la Geolocalizzazione del mezzo, tramite l’applicativo installato sullo strumento mobile e conoscere la posizione del singolo mezzo ed eventualmente attivare l’intervento. La geolocalizzazione permette anche di conoscere i percorsi ed ottimizzarli se necessario, così come i consumi ed anche eventuali scadenze del mezzo stesso (assicurazione, bollo, tagliandi, revisioni e altri dati). Il mezzo a tutti gli effetti può essere un magazzino viaggiante, di conseguenza verranno effettuati gli scarichi/carichi del materiale consegnato al cliente, tutto mantenendolo sincronizzato con l’ERP aziendale.

Il software Calypso può anche rivelarsi un utile strumento per i tecnici che durante i loro interventi possono aver bisogno di consultare manuali o schemi di progetti perché all’interno della piattaforma è consentito inserire documenti in diversi formati. In questo modo, il dipendente non è costretto a portar con sé libri, guide tecniche o altro materiale.

 Geolocalizzazione

Conoscere la Geolocalizzazione del mezzo, tramite l’applicativo installato sullo strumento mobile, risulta un aspetto di estrema importanza perché rende più efficiente la gestione di differenti interventi. Tramite la localizzazione di un mezzo utilizzato infatti è possibile conoscere i percorsi del tecnico, ottimizzandoli se necessario, così come i consumi ed anche eventuali scadenze del mezzo stesso (assicurazione, bollo, tagliandi, revisioni ecc ). Inoltre tener traccia del mezzo vuol dire anche avviare più velocemente nuovi interventi richiesti nelle aree limitrofe. Il mezzo a tutti gli effetti può essere un magazzino viaggiante, di conseguenza verranno effettuati gli scarichi/carichi del materiale consegnato al cliente, tutto mantenendolo sincronizzato con l’ERP aziendale.

Analisi saturazione

La saturazione è uno dei fattori di maggior controllo nell’area tecnica, in quanto fattore determinante nella costificazione del personale. I tecnici possono essere specializzati su una o più attività e su uno o più clienti quindi nella gestione dei ticket devono essere coinvolti solo nelle loro specifiche competenze.

A questo proposito gli interventi sono comandati da pianificazioni organizzate da personale interno ma anche da ticket che possono essere attivati da Clienti. La gestione dei ticket è altro passo indispensabile nella modularità di un prodotto di gestione tecnici perché permette di prevedere che il ticket venga aperto direttamente dal cliente dalla sua area personale, oppure da personale interno aziendale.  Il ticket può essere gestito interfacciandosi con l’area amministrativa ed attivando eventuali blocchi automatici in caso di blocco cliente oppure è possibile anche interagire con i contratti in essere e gestire differenti SLA in base alle politiche aziendali.
Il ticket per sua natura può portare una pianificazione di appuntamento e può essere gestito da uno o più tecnici anche operando insieme e passando un ticket a seconda del cambiamento delle esigenze (il ticket nasce per un problema meccanico che poi risulta essere un problema elettrico, quindi lo stesso passa da un tecnico ad un altro). Gli stessi ticket possono poi interagire con gli Interventi e con la fatturazione. Di conseguenza operare con ticket permette un’organizzazione migliore degli interventi e una pianificazione più ordinata, mantenendo una storicità.

Operatività in mobilità

La Gestione degli interventi in mobilità è un aspetto fondamentale del ciclo di lavorazione degli interventi tecnici, l’operatore in tempo reale è informato sugli interventi da eseguire, ne può gestire l’attività, effettuare il bollettino, lo scarico di eventuali ricambi dal deposito e accedere a schede tecniche dei prodotti su cui sta operando. Lo strumento utilizzato permette un’attività COMPLETA, mettendo in condizioni l’operatore di eseguire quanto necessario in autonomia e mettere subito a disposizione del sistema l’attività svolta per i processi amministrativi. Allo sviluppo del bollettino, sarà poi possibile apporre firma Digitale anche Grafometrica. Novità | Ora la modalità Mobile è disponibile anche OFF-LINE permettendo di operare sui propri interventi anche quando non è presente la connettività, esigenza importante soprattutto quando si opera in alcune aree protette o non coperte.