Gestione Resi Merce

Quando è utile avere un software di gestione RMA?

I contesti dove serve una soluzione di gestione dei resti (RMA) sono molte proviamo a identificarne alcune, ma è unicamente una panoramica ristretta delle realtà che ne richiedono l’uso:

• Realtà di vendita on-line o a banco in qualsiasi settore Elettronica, Informatica, Meccanica, qualsiasi oggetto che per sua natura richiede iter di rientro e/o riparazione, escludiamo quindi alimentari, oggetti a costi esigui, prodotti custom, ma dovunque è presenta la compra vendita esiste un processo di gestione del reso 
• Realtà di assistenza che quindi DEVE identificare i prodotti che ripara e di conseguenza tutto l’iter ad esso collegato, dall’identificazione prodotto (cliente, garanzia, matricola) al suo processo fino alla consegna 

Queste sono sicuramente le realtà che possono più di tutte trarre beneficio da un sistema di gestione RMA. 

Cosa mi permette di gestire il modulo RMA

• Gestire Resi di tutti i prodotti Venduti 
• Gestione del Flusso (Riparazione interna, esterna, verifica garanzia, cambio merce, etc) 
• Gestione Matricole, Garanzie e scadenze 
• Gestione foto e allegati 
• Acquisizione data d’acquisto dai documenti di vendita 
• Statistiche di reso per cliente/prodotto/fornitore 
• RMA Multiplo (diversi prodotti sullo stesso reso) 
• Gestione etichette RMA per la loro identificazione (BARCODE 3D) 
• Costi di riparazione/Reso 
• Multilingue 
• Moduli specifici per gestione del reso 

Di seguito una semplice rappresentazione del flusso di funzionamento del Modulo:

Molte altre sono le funzionalità decisamente interessanti del nuovo modulo RMA, con non abbiamo visto ma che sono sicuramente di valore nell’integrazione di questo sistema 

• L’Accesso da parte dei clienti allo stato dei propri RMA (funzionalità gestibile su Calypso ma anche Integrando E-commerce con Prestashop, Shopify ed altri) 
• L’Accesso e la gestione di specifici RMA a fornitori Esterni 
• La possibilità di integrare la scheda riparazione con eventuali ricambi da scaricare da magazzino ed eventualmente fatturare 

L’interesse verso sistemi che permettano  di gestire prodotti in riparazione RMA è sicuramente molto sentito, Calypso è la soluzione più completa attualmente sul mercato, e soprattutto TOTALMENTE INTEGRATA con moltissimi ERP.

Integrazione completa con qualsiasi GESTIONALE aziendale

La connessione tra Calypso e l’ERP aziendale, che sia Mago, SAP, Navision o Ad-HOC, ci permette di importare quanto sviluppato con Calypso direttamente all’interno dei processi del cliente, demandando così tutta l’attività di fatturazione allo strumento aziendale.
Questa integrazione consente di portare in fatturazione tutti gli interventi svolti e i relativi contratti, ottimizzando con semplicità i normali processi di gestione degli interventi. Grazie alla sincronizzazione tra software ed ERP si superano le problematiche legate alla ridondanza di informazioni o di replica delle registrazioni. Tutte le informazioni cliente vengono recuperate in tempo reale dall’ERP aziendale, così come le tariffe, i contratti, i pagamenti e tutti gli aspetti utili allo sviluppo dei documenti fiscali che verranno poi emessi dall’ERP. Per aiutare i clienti a tener traccia delle fatture verrà messa a disposizione la Fattura FAC-SIMILE in formato cartaceo, che non avrà più validità fiscale ma solo di controllo.

L’integrazione è disponibile con diversi gestionali grazie ad un modulo di “correlazione Mago-Gestionale” che ci permette di definire i dati in transito tramite tabelle temporanee così da non andare ad intervenire direttamente sul dato amministrativo e garantendo il massimo della coerenza dei dati. Le verticalizzazioni sviluppate sui vari ERP sono diverse ma ovviamente tutto dipende dalle esigenze specifiche.

Il vantaggio dell’Integrazione con l’ERP si palesa anche nella rilevazione di tariffe e listini recuperati direttamente dalla piattaforma aziendale, grazie a questa integrazione è possibile evitare attività di “sovrascrittura”, mantenendo un sistema in cui i dati presenti sono sempre corretti e precisi.

La gestione degli interventi sarà più precisa e completa se a questi moduli base verranno integrati tutti i dati recuperati dai moduli aggiuntivi che possono essere acquistati in base alle proprie esigenze.

Calypso si integra perfettamente con i migliori ERP

Gestione Ticket

Questo modulo consente di attivare richieste d’intervento ricevute via mail, via telefono o dal back office aziendale e tenerne traccia dell’intera storia dell’intervento.
Questa funzione permette anche di smistarne le attività richieste in base alle competenze con l’evoluzione del ticket e gestire l’eventuale corretto centro di costo. Inoltre il modulo gestisce le SLA contrattuali e calcola i tempi di intervento sulle richieste sviluppate.

Operare con ticket permette un’organizzazione migliore degli interventi, una pianificazione più ordinata, una storicità più tempestiva e la gestione di eventuali politiche di SLA (Service Level Agreement) e di Urgenza, cosa impossibile senza un sistema di controllo.

Area clienti

L’area cliente è il modulo realizzato per mettere a disposizione di clienti che desiderano prendere visione della loro situazione. Nello specifico accedendo a quest’area è possibile prendere visione dei documenti fiscali, degli interventi, dei ticket aperti e chiusi, delle attività pianificate, di eventuali contratti in essere e di documenti condivisi. Inoltre utilizzando questo modulo, il cliente può comunicare con l’azienda aprendo ticket tecnici ed attuando richieste commerciali.

Calypso integra nella propria area strumenti essenziali tra cui:

• News Commerciali / Tecniche
• Situazione Contabile ed eventuali blocchi
• Situazione Contratti (Scadenze e rinnovi
• Elenco interventi con loro estrapolazione e visione di quelli fatturati e non
• Apertura Ticket e visione dei ticket aperti
• Attivazione richieste commerciali

Il cliente poi avrà a disposizione la visione delle proprie macchine in manutenzione, l’eventuale situazione, manuali, certificazioni e tutto ciò che ha bisogno di visionare.

 Calendario Calypso: ottimizza la gestione del lavoro

Il  calendario previsto dal CRM gestionale è un modulo flessibile e integrabile con tutte le soluzioni offerte da Calypso.

Questo modulo permette di effettuare una precisa pianificazione delle attività e di organizzare al meglio la gestione di ogni area, dagli interventi tecnici come l’esempio qui in basso all’inserimento di appuntamenti per il CRM.

Con il calendario di Calypso è possibile:

• Gestire gli appuntamenti pianificati (dal modulo Manutenzione o da Ticket)
• Conoscere o visionare gli interventi già svolti
• Gestire il proprio calendario presenza inserendo assenze e permessi

Il calendario inoltre può essere integrato con soluzioni di posta elettronica come Office 365 o Google Calendar. Questo strumento quindi rende possibile la sincronizzazione di informazioni tra le differenti piattaforme e offre la possibilità di fruire anche da remoto tramite applicazione mobile.

 Report

La reportistica è una delle chiavi più importanti nella fase di analisi in quanto fortemente customizzabile, grazie a un metalinguaggio.
L’impossibilità di avere report standard ha creato la necessità di sviluppare uno specifico linguaggio in grado di dare, sulla base di campi ben precisi, report completi e facilmente esportabili in Excel.

Questa esigenza ha portato a un’ulteriore richiesta che riguarda i report Pianificati. I report pianificati infatti sono report periodici che possono essere ricevuti via mail come: report settimanali sulla situazione saturazione, report giornalieri sulla situazione calendari, o ancora la quantità di ore previste nei 15 giorni successivi.

Il modulo report risulta quindi essere uno strumento di supporto che può facilitare l’analisi dei dati permettendo di risparmiare tempo e risorse.

 Analisi Grafiche

Oltre ai report standard e customizzati, costruendo Dashboard Personalizzate, che recuperano i dati presenti su Calypso e sull’eventuale Gestionale Aziendale collegato, è possibile integrare funzioni di Business Intelligence, come quelle di Power BI, strumento facilmente integrabile.
L’integrazione della Business Intelligence è oggi un fattore indispensabile per avere una visione in tempo reale della situazione, visione spesso non possibile con la semplice reportistica.
Grazie a questa integrazione con lo strumento di Business Intelligence sarà semplice avere analisi e valutazioni complete in grado di aiutare le aziende anche in importanti fasi decisionali.